Komunikasi Lisan dan Negosiasi

PENDAHULUAN
1.1.     Latar Belakang
Istilah komunikasi berasal dari bahasa inggris yaitu communication, sedangkan dari bahasa latin adalah comunicatus yang mempunyai arti berbagai atau menjadi milik bersama. Komunikasi diartikan sebagai proses sharing diantara pihak-pihak yang melakukan aktifitas komunikasi tersebut.
Ilmu  komunikasi  adalah  ilmu  pengethuan  sosial  yang  bersifat  multidisipliner,  olehnya  itu  tidak  bias menghindari  perspektif  dari  beberapa  ahli  yang  tertarik  pada  kajian  tentang  komunikasi,  sehingga  pengertian dan definisi komunikasi menjadi semakain banyak dan beragam, tetapi pada dasarnya semua itu bersi fat saling melengkapi dan menyempurnakan.
Komunikasi  secara  umum  adalah  suatu  proses  pembentukan,  penyampaian,  penerimaan, pengelolaan pesan  yang terjadi dalam diri seseorang dan  atau diantara dua atau lebih  dengan tujuan  tertentu. Artinya bahwa komunikasi tersebut adalah suatu proses mengenai pembentukan, penyampaian, penerimaan, dan pengolahan  pesan.  Setiap  pelaku  komunikasi  dengan  demikian  akan  melakukan  empat  tindakan  yaitu  : membentuk,  menyampaikan,  menerima  dan  mengolah  pesan.  Ke-empat  tindakan  tersebut  lazimnya  terjadi secara  berurutan.  Membentuk  pesan  artinya  menciptakan  sesuatu  idea  atau  gagasan.  Ini  terjadi  dalam  benak kepala  seseorang  melalui  proses  kerja  system  syaraf.  Pesan  yang  telah  terbentuk  ini  kemudian  disampaikan kepada orang lain baik secara langsung ataupun tidak langsung. Bentuk dan  mengirim pesan, seseorang akan menerima pesan yang disampaikan oleh orang lain.  Pesan yang diterimanya ini kemudian akan diolah melalui sistem syaraf dan diinterpretasikan. Setelah diinterpretasikan, pesan tersebut dapat menimbulkan tanggapan atau reaksi  dari  orang  tersebut.  Apabila  ini  terjadi,  maka  si  orang  tersebut  kembali  akan  membentuk  dan menyampaikan pesan baru.

Pesan  adalah produk  utama  komunikasi.  Pesan  berupa  lambang-lambang  yang  menjalankan  ide/gagasan,  sikap,  perasaan, praktik atau tindakan. Bisa berbentuk kata-kata tertulis, lisan, gambar-gambar, angka-angka, benda, gerak-gerik atau  tingkah  laku  dan  berbagai  bentuk  tanda-tanda  lainnya.
Negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang  menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang ber-beda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kuka negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.













BAB II
PEMBAHASAN

   Komunikasi adalah sebuah cara yang digunakan dalam menyampaikan pesan atau ransangan yang terbentuk melalui sebuah proses yang melibatkan dua orang atau lebih. Dimana satu sama lain memiliki peran dalam membuat peran, mengubah isi dan makna, merespon pesan atau rangsan tersebut. Didalam komunikasi tersebut terdapat komunikator dan komunikan, komunikator ialah suatu kelompok ataupun seseorang yang menyampikan gagasan, perasaan, atau pemikirannya kepada orang lain.sedangkan arti komunikan ialah pihak yang menjadi target atau sasaran dari suatau pesan yang dikiramkan oleh komunikator (Effendy : 2000)

    Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang efektif dan tepat sasaran agar terjalin komunikasi yang efektif antara komunikator dan komunikan, berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan :

Komunikasi efektif diawali dengan penetapan kode (encoding) atau simbol agar pesan dapat diterima serta dipahami dengan baik oleh komunikan.
Decoding adala suau kemampuan komunikan untuk memahami suatu pesan yang diterimanya. Oleh karena itu, sangat penting memahami komunikan guna menentukan cara penyampaian dan gaya bahasa yang sesuai dengan mereka.
Konteks komunikasi yaitu : ruang, tempat, dan kepada siapa kita melakukan komunikasi termasuk disini level komunikasi baik itu komunikasi pribadi, kelompok, organisasi, maupun massa
Bahasa Tubuh meliputi postur, posisi tangan dan lengan, kontak mata maupun ekspresi wajah. Bahasa tubuh yang sesuai dapat meningkatkan pemahaman.
Gangguan atau hambatan  (emosi). Jika komunikator marah, kemampuannya mengirimkan pesan efektif akan berpengaruh negatif. Begitupun komunikan dalam keadaaan kecewa.
Pikiran terbuka. Menghargai pendapat dan pandangan orang lain, menunjukan empati dan dengan berusaha memahami sistuasi atau masalah perspektif orang lain. Jangan terburu menilai atau mengkritik orang lain.
Menjadi pendengar yang baik atau aktif akan membantu kita memahami pemikiran dan perasaan orang lain.
Pastikan kita memahami ucapan orang lain dengan melakukan konfirmasi. Maksudnya, kita bisa mengulang apa yang diucapkan orang lain sekaligus klarifikasi.


2.1. KOMUNIKASI

         2.1.1. BENTUK DASAR KOMUNIKASI
              Pada dasarnya terdapat dua bentuk komunikasi :
1.  Komunikasi verbal.
Komunikasi  verbal  merupakan  salah  satu  bentuk  komunikasi  yang  lazim  digunakan  dalam  dunia  bisnis. Untuk menyampaikan pesan bisnis kepada pihak lain secara tertulis maupun lisan. Sifat komunikasi verbal ini adalah memuliki struktur yang teratur dan terorganisasi yang baik, sehingga tujuan penyampaian pesan utamanya pesan bisnis dapat tercapai. Misalnya saja :
-  Membuat dan mengirim surat pengantar barang
-  Membuat dan mengirim surat teguran atau peringatan
-  Membuat surat permintaan barang
-  Surat pemesanan barang
-  Suratpenawaran barang
Komunikasi  bisnis  yang  efektif  sangat  bergantung  pada  ketrampilan  sesorang  dalam  mengirim  atau menerima  pesan.  Secara  umum  untuk  menyampaikan  pesan-pesan  bisnis  sesorang  dapat menggunakan tulisan maupun lisan, sedangkan untuk menerima pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.
2.  Komunikasi nonverbal
Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang dilakukan manusia bukan dengan menggunakan kata-kata, melainkan dengan menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language). Misalkan saja :
-  Menggertakan gigi sebagai tanda sedang marah.
-  Mengerutkan dahi sebagai tanda sedang berpikir keras
-  Gambar pria dan wanita yang dipasang dipintu toilet
- Menganggukan kepala sebagai tanda mengiyakan atau mengerti
-  dll.

2.1.2. PROSES KOMUNIKASI BISNIS
Bovee dan Thill dalam buku bussines Comunication Today mengemukakan proses komunikasi terdiri atas :
1.  Pengirim mempunyai suatu idea tau gagasan
2.  Pengirim mengubah ide menjadi gagasan
3.  Pengirim menyampaikan pesan
4.  Penerima menerima oesan
5.  Penerima menafsirkan pesan
6.  Penerima memberikan tanggapan dan mengirim umpan balik
2.1.3. MASALAH DALAM PROSES KOMUNIKASI
Faktor-faktor penghambat dalam proses komunikasi dapat dikelompokkan dalam empat kelompok :
1.  Masalah dalam mengembangkan pesan
Sumber masalah pentimng dalam mengembangkan pesan adalah dalam memformulasikan pesan, antaranya adalah munculya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dalam audance, adanya pertentangan emosional, sulit mengekspresikan idea tau gagasan. dll
2.  Masalah dalam menyampaikan pesan
Masalah yang paling jelas disini adalah factor fisik. Misalnya saja terdapat sambungan kabel yang kurang baik  pada  sound  sistym,  dll.  Atau  biasanya  juga  terjadi  apabila  dua  pesan  yang  disampaikan  memiliki pemahaman yang saling berlawanan atau bermakna ganda.
3.  Masalah dalam menerima pesan
Masalah  yang  muncul  dalam  menerima  pesan   antara  lain  adanya  persaingan  antara  penglihatan  dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, bising, dll.
4.  Masalah dalam menafsirkan pesan
Perbedaan penafsiran terjadi dilatarbelakangi oleh :
a.  Perbedaan latar belakang
b.  Perbedaan penafsiran kata
c.  Perbedaan reaksi emosional

2.1.4. MEMBANGUN KOMUNIKASI YANG BAIK
Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan antara lain :
a.  Kesamaan persepsi
b.  Ketepatan (sasaran audience/penerima)
c.  Kredibilitas (menyangkut karakteristik penerima pesan)
d.  Pengendalian (ketika ada reaksi dari penerima pesan)
e. Keharmonisan (hubungan yang baik dengan penerima pesan)
Komunikasi  yang  efektif  dapat  mengatasi  berbagai  permasalahan/hambatan  yang  dihadapai  dalam komunikasi. Olehnya itu perlu memperhatikan :
a.   Membuat sustu pesan secara hati-hati
b.  Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi
c.  Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima.
2.2.  NEGOISASI
2.2.1. PROSES NEGOSIASI
Negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak yang melakukan komunikasi mempunyai hak atas hasil akhir. (oliver). Pakar lain mengatakan bahwa negosiasi adalah proses dimana   paling sedikit ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentang suatu hal demi kepentingan bersama.(Casse). Sementara Stephen Kozicki mengemukakan Negosiasi adalah sustu seni dalam mencapai  persetujuan  dengan  memecahkan  berbagai  perbedaan  melalui  kreatifitas.  Tujuan  negosiasi  adalah antara lain :
1.  Untuk menemukan suatu kesepakatan kedua belah pihak
2.  Untuk memenuhi harapan/keinginan kedua belah pihak
3.  Untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghidari kerugian, atau memecahkan problem lain.
Dalam melakukan negosiasi terdapat 6 tahapan yang penting yang harus dilakukan :
1.  Persiapan meliputi :
- Mengumpulkan informasi
- Menentukan tim negosiasi
- Mengusahakan lebih banyak  mengenal profil pihk lawan,  tujuannya adalah  menumbuhkan kepercayaan diri dan kesiapan dalam melakukan negosiasi.
2.  Kontak pertama
- Tahap ini adalah tahap pertemuan secara langsung abtara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi.
- Tahap  penilaian  yang  berlangsung  diantara  para  negosiator  dan  biasanya  pada  tahap  ini  akan memunculkan kesan pertama antara kedua belah pihak.
3.  Konfrontasi
- Tahap  ini  adalah  tahap  dimana  sering  terjadinya  adu  argumentasi  antara  kedua  pihak  terhadap  segala sesuatu yang dinegosiasikan.
- Pada  tahap  ini  terdpat  perbedaan  dan  potensi  perdebatan  yang  semakin  memanas  dan  biasanya  tidak terkendali disebabkan oleh kurangnya pengendalian emosi.
4.  Konsiliasi
Bentuk konsoliasi adalah melakukan tawar menawar untuk memperoleh titik temu atau kesepakatan yang betul-betul disepakati dan  bermanfaat bagi kedua belah pihak. Seperti halnya proses tawar menawar antara penjual dan pembeli.
5.  Solusiahap
Dimana kedua belah pihak  mulai  saling  menerima dan  memberi,  atau dimana para negosiator mulai  menemukan  titik  kesepakatan  bagi  kedua  belah  pihak  dengan  cara  mereka  masing-masing  dengan mengembangkan  sikap  relasional  yaitu  sikap  yang  selalu  berorientasi  untuk  menanggung  bersama  dan selalu menumbuhkan sikap saling member solusi terbaik bagi kedua belah pihak.
6.  Pasca Negosiasi
Tahap  ini  adalah  tahap  terakhir  dari  negosiasi  yaitu  bentuk  konsolidasi  bagi  kedua  belah  pihak,  apakah masing-masing pihak benar-benar memiliki komitmen atas segala yang telah disepakati bersama.

2.2.2. KETRAMPILAN BERNEGOSIASI
Terdapat 2 jenis ketrampilan bernegosiasi yaitu :
1.  Convensional skill meliputi :
a.    Menggunakan pertanyaan terbuka
b. Menafsirkan atau merumuskan kembali perkataan negosiator lawan dengan kata-kata sendiri
c.  Diam setelah suatu pertanyaan dibuat oleh lawan negosiator.
d.  Menyimpulkan dari waktu kewaktu, dan membuat catatan penting selama negosiasi
e.  Menyatakan perasaan dan emosi untuk meredakan ketegangan dan membentuk rasa percaya diri.
2.  Nonconvensional skill cirri-cirinya meliputi :
a.  Menunjukkan salah pengertian tentang maksud pihak lawan dengan perumusan ulang pertanyaan dan kesimpulan yang salah.
b.  Membesar-besarkan apa yang dikatakan oleh negosiator lawan
c.  Menggunakan kata-kata yang over stateman seperti selalu, tidak pernah,tidak mungkin, dll.
d.  Membuat gerakan yang tak terduga, misalnya beralih ke hal lain tanpa diduga.
e.  Menghujani  pihak  lawan  dengan  banyak  pertanyaan  atau  bias  jua  terlalu  banyak  informasi  yang menimbulkan kebingungan.
2.2.3. TIPE NEGOSIATOR
Berikut ini adalah tipe-tipe negosiator yang sering kali kita jumpai dalam melakukan komunikasi bisnis :
a.  Negosiator crang yaitu hanya  memikirkan bagaimana untuk menang dalam negosiasi dan menghalalkan segala cara untuk mengalahkan lawan.
b.  Negosiator professional  yaitu orang  yang  melakukan  negosiasi  yang  mengetahui pokok permasalahan yang  akan  dinegosiasikan  dan  juga  tahu  bagaimana  memperoleh  apa  yang  diinginkan,  memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang baik, dan mengetahui banyak tentang profil lawan negosiasi.
c.  yang  Negosiator  Bodoh  yaitu  negosiator  yang  cenderung  menghendaki  kekalahan  untuk  medua  belah pihak, yang penting baginya adalah tidak ada yang menang diantara keduanya.
d.  Negosiator  Naif  yaitu  orang  yang  melakukan  negosiasi  namun  tidak  siap,  dan  tidak  tahu  pokok persoalan yang dinegosiasikan, cenderung percaya begitu saja terhadap lawan, dan kalau perlu beredia meberikan apa saja yang diminta lawan negosiator.

2.3.  KOMUNIKASI LISAN DAN NEGOISASI
         2.3.1. Komunikasi Lisan dalam Rapat
                    Di dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:
- Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.
- Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
- Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional.
- Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.
- Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.

2.3.2. Komunikasi Lisan dalam Wawancara
Wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya (pewawancara) dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi informasi (narasumber). Wawancara sangat penting dalam penelitian kualitatif, karena ia merupakan sarana atau teknik pengumpulan data/informasi. Setiap pengumpulan data kualitatif hampir selalu membutuhkan wawancara dengan sumber informasi, misalnya saksi mata, pelaku, pengamat, korban dan sebagainya. Wawancara adalah salah satu teknik meliput, selain terjun langsung ke lapangan atau tempat kejadian peristiwa dan studi literatur atau studi kepustakaan. Etika dalam wawancara di antaranya adalah, (1) sebutkan/perkenalkan identitas diri, (2) jelaskan tujuan wawancara, (3) datang tepat waktu, konfirmasi bila terlambat, dan (4) menghormati permintaan responden, buat secara tertulis. Sikap dalam wawancara yang perlu diperhatikan:
1. Fokus pada lawan bicara.
2. Fokus pada pembicaraan.
3. Tidak boleh memotong pembicaraan.
4. Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu keras).
5. Sabar.
6. Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
7. Jangan menyakiti hati responden.
8. Hindari bahasa menggurui responden.
9. Hindari kata-kata kasar (kotor).
10. Bersikap ramah.
11. Hindari sikap rakus.
12. Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
13. Ucapkan terima kasih.

2.3.3. Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi
Sebagai mana kita sering mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.
Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:
1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.
2. Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.
3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.
4. Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.
5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.
Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.






BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
a.  Komunikasi adalah upaya yang bertujuan untuk mencari kebersamaan. Jika dua orang berkomunikasi maka pemahaman  yang  sama  terhadap  pesan  yang  saling  dipertukarkan  adalah  tujuan  yang  diinginkan  oleh
keduanya.
b.  Komunikasi  tersebut  adalah  suatu  proses  mengenai  pembentukan,  penyampaian,  penerimaan,  dan pengolahan  pesan.  Setiap  pelaku  komunikasi  dengan  demikian  akan  melakukan  empat  tindakan  yaitu  :  membentuk, menyampaikan, menerima dan mengolah pesan. Ke-empat tindakan tersebut lazimnya terjadi secara berurutan.
c.  Proses komunikasi meliputi :
-  Pengirim mempunyai suatu idea tau gagasan
-  Pengirim mengubah ide menjadi gagasan
-  Pengirim menyampaikan pesan
-  Penerima menerima pesan
-  Penerima menafsirkan pesan
-  Penerima memberikan tanggapan dan mengirim umpan balik
d.  Negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua belah pihak yang melakukan komunikasi mempunyai hak atas hasil akhir. (oliver).
e.  Tujuan negosiasi adalah antara lain :
-  Untuk menemukan suatu kesepakatan kedua belah pihak
-  Untuk memenuhi harapan/keinginan kedua belah pihak
- Untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghidari kerugian, atau memecahkan problem lain.